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县级年鉴信息化建设的实践与探索

作者:江苏锐德 2012-3-7 22:46:12 人气:

   在新一轮续志编纂出版任务完成后,大部分区县市将启动年鉴编纂工作。在电子技术、网络技术发展的今天,人们获取知识信息的渠道多元化,思维方式和工作方法明显改变,信息时代迫使我们告别书籍征编出版的传统模式。所以年鉴信息化建设的议题应运而生。它要求我们年鉴工作者顺应时代要求,更新观念和思维方式,加快年鉴信息化建设进程,提高年鉴信息化程度和年鉴创新能力,以适应改革开放和社会主义市场经济发展的需求,更好的服务社会和大众。

  年鉴信息化建设是信息资源的科学开发、合理配置和有效利用。它包括办公信息化和年鉴内容信息化两大部分,其中办公信息化包括内部办公系统、编纂管理系统、文字备份系统;年鉴内容信息化包括年鉴随书光盘和年鉴的网络化等,这里,我仅仅从个人认识的狭义的角度,从实践的角度,从作业方式浅谈年鉴信息化建设,我认为作为县一级,信息化建设要从三方面入手:

  一、内部办公系统自动化

  县级综合性年鉴具有内容丰富全面、资料准确权威、地方特色鲜明、信息及时广泛等特点,在地方建设中起到了重要的作用。年鉴编纂工作千头万绪、任务繁重。而县一级史志办公室人员少经费少,很难达到年鉴编纂的要求,要解决这对矛盾,关键在于办公自动化,就是说办公事务全面纳入计算机管理,完成电子化操作,以此提高办事效率,减少行业成本。对此,早在5年前,我们就提出“创建‘数码工作室’,告别纸与笔”的方案,这主要在两方面着手:

  1、抓好“硬件”建设。硬件建设是办公自动化的基础,是信息化建设的关键。一是完善计算机系统,我们按照办公自动化的要求,配置高档电脑,使电脑功能齐全,使用方便,全办配置了6台,其中座机5台、笔记本2台,50岁以下的干部人平一台。二是完善图文录入系统。史志工作从某种意义上说就是资料征集,所以图文录入系统的建设相当重要,对此,我们专门配备了三台扫描仪,对现有图片进行录入;购置了一台摄像机、两台高档数码照相机,完成了图文摄录一体化建设。三是完善文印系统。配备了三台打印机、一台复印机和其它文印设备,建立了县委机关文印室,不仅承担本办的文印事务,还可包揽县委机关的其它单位的业务。所以通过这三个系统的建设,我们每年不仅节省了近2万元的打印费,还可创收1万左右。使办公室工作初步告别了纸笔。为信息化建设打下了好的基础。

  2、抓好“软件”建设。搞信息化,我们认为电脑和设备是硬件,人才是“软件”,有了电脑硬件,而没有适应电脑的专业技能和智慧的办公人员,就是缺乏了软件,这是制约信息化建设的瓶颈。所以我们很注重干部的学习和培养,专门研究推行了加强干部学习的有关措施。一是引导干部注重计算机理论学习。以干部自学和单位助学的方式,分期选派干部参加各种培训和考试,使50岁以下的干部都拿到了人事局颁发的计算机中级证书;二是引导干部钻研应用技能。通过干部的应用实践和相互交流,使他们不断积累计算机应用技术,提高整体应用速度和效率;三是通过激励措施确保干部学有收获。我们推出了“四学”方案,即组织干部学业务、学普通话、学电脑、学驾车。并把学电脑作为必学必成科目,并规定中级证是史志工作者的从业资格,不拿证就待岗,每周五都要进行考试,每及格一次发奖金10元,通过这些措施真正使干部学到了真本领。现在,所有干部都能熟练地应用电脑,业务办公和事务管理基本上告别了纸笔。

  二、编纂管理系统电子化

  笔者认为,年鉴的编纂管理系统包括年鉴资料的征集、年鉴编纂、年鉴审核、资料存储等过程。每个过程电子化的应用是年鉴创新的重要内容,这也是年鉴事业发展的必然趋势,是提高年鉴质量和加快年鉴编辑出版周期的基本手段和必由之路。实现年鉴编纂管理系统的电子化,它能增强年鉴期刊的时效性,降低文字差错率,提高采编人员的业务能力和工作效率,也能大幅度减少成书成本。可以说哪家单位编纂系统实行了电子化管理,哪家单位就会迎来事业发展的高峰期,就会走在年鉴界前列。所以,我们在四个方面进行了初步探索:

  1、资料征集电子化。以前,我们大都是征集纸面文字稿,既麻烦又差错率高,前两年,我们就规定稿件全部用磁盘上报,但这种方法仅仅停留在初级阶段,已经落后,既浪费磁盘成本,又在报送过程中浪费时间,而且经常出现磁盘不能打开或乱码的问题。现在我们通过三个渠道解决这个问题:一是网上通知征集。在政府网站中设置网页,通过县委、政府两办下文并把文字变成电子通知,通过网站免费收发年鉴稿件,就解决了30多家单位的年鉴稿件的征集问题。二是电子邮件征集。我们办公室设置了公用的电子邮件地址,每个干部都设置了个人邮件地址,用“新浪”“网易”等网站的邮箱收发E-mail,这些邮箱,性能稳定,使用方便,也不要任何费用。有了这种固定邮箱,就能很好地解决收发有计算机和邮箱而未上政府公务网站单位的年鉴稿件的收发问题。三是网站自行征集。我们《澧县年鉴》主要通过行政渠道组稿,由于这种组稿方式与市场经济发展信息开放性、爆炸性信息形态不相适应,年鉴资料征集不全面,组稿渠道更加狭窄。如果各责任编辑能通过网站采集重要信息,作为年鉴稿件的补充,就能弥补不足。网上自行收集一般有三个渠道:可以收集本地地情网页内容供采用,如县委组织部的党建网、档案网、一中网等网站或网页。年鉴责任编辑上网浏览,把重要的、符合要求的年鉴信息尽收在自己的专门文档里,充实资料库,为我所用;可以从网站上下载资料后归类整理,按照年鉴类目和分目的划分分门别类的筛选保存,积累资料作为备用条目;还可以在已有的本办的电子文档中拾遗补缺或查找印证资料,在编辑类目稿件的同时,与资料库或网上内容对照比较,发现重要信息,立即下载,充实类目内容,还可相互印证资料的真实性。

  2、年鉴编辑电子化。电子编辑和电子征集不可能完全分开,也许是同步的,聪明的责任编辑往往是边征集边行文,所以在资料征集之前我们就要做好以下准备工作,一是坚持编纂要求和原则。就是要在征集资料之前把电子编纂的规范要求和基本原则对责任编辑明确,让责任编辑把握方向,找准方法,明确要求。二是创建或购买年鉴编辑软件。这是个创造性的工作,因为我们年鉴编纂还没有一个规范性的软件,所以编辑部要根据当地的实情,将全书的编目科学分类,层次排列,使年鉴稿子能做到分类征集、分类编辑,一个好的软件和程序可以省掉好多功夫,使编辑得心应手的工作。三是建立内部局域网实现信息资源共享。把编辑部的计算机联成一个网络,便于干部之间或上下级之间进行稿件传递、信息综合等事务的快速处理,局域网通过设置网络用户的共享权限对计算机硬盘、软驱、CD-ROM(光驱)、各类应用软件以及打印机、扫描仪、调制解调器等配套设备等,实现无条件或有条件的资源共享。另外网络硬盘、U盘、QQ、电子邮件等的综合利用,可以帮助解决户外编辑、远程编辑和委托编辑等事务。它使你感觉到电子编辑很时尚、很轻松。具体到一篇稿子,那就非常容易了,编辑只要打开一个编辑文档,将已有的资料进行罗列,加上自己的过渡语言和总结性语言就够了。

  3、文稿校对电子化。在传统的编纂中,文字校对是年鉴成书之前最繁琐的工作,计算机校对稿件工作我们澧县年鉴编辑部还没有全面起步,只是尝试阶段,一半干部还是在纸面上进行修改,这种传统校对毛病很多,往往校对时间过长,错误多。而电子化校对最能体现电脑的优势和潜力,确实能起到事半功倍的效果,缩短时间,并减少差错率。电子校对一般有以下几种校对途径:一是用专业软件校对。目前市场上有了一批专门用于文字校对的软件,如“WPS”、V2002全能校对软件等,这些校对软件具有极高的校对准确率和查错率。可以准确的找出文中的错字、别字、多字、少字、词语搭配不当、异形字和部分语法语义错误,对英文、标点符号、数字和科技计量错误等也能准确查出。校对速度也相当快,一本书用一到两个小时就够了。二是用办公软件校对。一般用Word或其它常用系统。Word是通过工具菜单中的“拼写和语法”命令,WPS是通过“文字”菜单中的“文字校对”命令,可以查出虽经人工校对但仍难以发现的错误,能准确识别文章中的人名、地名、中英文数字,并能给出相应的提示;还能对错误提出修改建议,有效地减轻人工校对的负担。三是网上校对。现在已经进入电子商务时代,网上公司多如牛毛,网上校对的行当也应运而生,我们可以将要校对的文稿交给网上的公司校对,只有把文稿通过E-mail,发送给这些公司,负担一笔较小的费用,公司和客户就会很乐意很负责任的把书稿校好,然后通过QQ或是E-mail将校对结果传回给我们。            

  4、资料存储电子化。我们原来的文字都是以纸面形态存放于档案室,特别是历史档案和文字,用得多,而抄抄写写极不方便,再说纸张易腐化,存放时间不长,档案管理成本高,怎样解决这些问题?我们从建设数码档案的工作入手,做了些有益的探索。一是实现实物档案数据化处理。我们将]原来的传统档案室更新改造成省一级档案室,并经过省级验收合格,然后通过几个月的扫描处理,把所有文字、图片制成电子档案,以专业档案软件进行分门别类处理,把过来的实物档案室变成了无形的电子档案室,档案资料的搜索、复制利用就相当简单了,实物档案室每充实一次,电子档案室就充实一次,做到实物档案与电子档案同步并存,在完成这项工作后我们的档案室就只有文物保存功能了;二是实现纸面成果的电子化处理。我们将我们办公室所有出版发行的书籍、干部的著作实行文字录入,以便存放保管和综合利用;三是实现电子档案的备份和防磁化处理。电子档案有优点但也有缺陷,如存储时间长而易磁化、易丢失等问题,所以我们在建设数码档案时首先就做好了这方面的准备,主要是配备防磁柜、移动硬盘和防毒软件,实行文件备份,建局域网等等,这样,使得资料能长时间保存、能充分合理利用。

  三、年鉴传播系统网络化。

    我们现在的书籍出版都停留在纸面形态上,这种出版物制约了社会各界读鉴、用鉴及年鉴界的交流,限制了年鉴的实用价值和使用范围,已经不适应读者多样化的阅读方式,光盘这种文化载体,能融文本、图像、声音于一体,图文声像并茂,且容量大,携带方便;网络是最新的传播媒体,能跨越时空,实现资源共享,且传输快捷,传播范围广。年鉴出版光盘版,登载网络版,具有纸型版年鉴无法比拟的优势。我们只有顺应潮流,改革传统的年鉴传播方式,才能使年鉴事业继续保持旺盛的生命力,才能扩大年鉴的市场覆盖面和影响力。实行年鉴的网络化传播,主要有两种途径,就是制作光盘版年鉴和网络版年鉴。

  1、制作光盘版年鉴。光盘版年鉴是应用多媒体技术和检索技术将纸型年鉴的内容信息存储在光盘介质上的产品,就是CD、DVD刻录产品,一般随纸型版年鉴发行,可以通过计算机、电子阅读器或有类似功能的设备来阅读,它是纸型版年鉴向网络版年鉴发展的过渡形式,是今后的主流产品。它成本低、便于保存与携带,光盘版也称作电子版年鉴或电子多媒体年鉴。制作光盘版年鉴,一要讲求年鉴的完整性。要有完整的结构和内容。有完整性才有丰富性,某些重大活动还可选载图片和视频资料。结构中,题头、声画、内容、结尾等,各个页面之间须尽量保持连贯,不能出现无效链接;二要讲求年鉴的准确性。要确保文字准确和系统准确。有些书版软件与光盘版制作软件由于转换过程的原因不能无缝对接,加上纸型年鉴的原错,可能错误率会更高,所以要认真校对,减少庇漏;三要讲求年鉴的美观性。要求编辑坚持正确的审美观点,要时尚新颖,要声画浑然一体;四要讲求年鉴的应用性。要求光盘版年鉴功能要完备,能够具备全文检索、文本编辑、图片浏览、视频播放等功能。

  2、制作年鉴网络版。随着网络用户数量高速增长和电子商务的广泛应用,年鉴仅仅停留在纸型板和光盘版的形态上是不行的,我们还得将纸型年鉴制作成网络版搬上互联网,让它走遍世界各个角落。网络版年鉴就是虚拟版年鉴。具体分为年鉴网页形式和年鉴数据库形式,年鉴网络形式就是将年鉴的类目、分目、条目按网络格式编排,可配录声和动画,通过浏览器在网上浏览;年鉴数据库形式就是将年鉴的内容按一定设计思想建成一个大容量的能多角度检索的纯文本数据库,挂接在年鉴网站的主页上,供读者用浏览器浏览。年鉴网页的制作首先要突出年鉴主页风格,反映鲜明的地方特色和时代特色;年鉴主页和网页之间的结构类似于纸型版年鉴的树型结构,一级辖一级,但通过“超链接”和设置“书签”,可能做到层层互通、级级相联。另外,在忠实年鉴原始内容的基础上,可以利用多媒体计算机的独特功能,对年鉴内容进行深层次挖掘,丰富内涵。网络版年鉴的数据库形式,实际上就是以数据库管理系统为平台管理年鉴内容,供人查询浏览。年鉴单位可根据数据库容量、功能以及服务器操作系统的情况选用不同的开发软件。

  3、网上发布年鉴。网络版年鉴的上网发布,须要在国际互联网上建立具有独立域名的年鉴信息网站。其方式有两种:一是实行服务器托管。即组建局域网服务器,并将年鉴网页上载到服务器,委托网络主管部门和有关网络组织进行管理和维护;二是虚拟主机。租用政府网或其它服务型网站的服务器空间,再通过FTP软件将年鉴网页上传到该服务型网站的服务器上,进行远程化管理和维护。所有工作完成后,年鉴网站的读者用户只要通过拨号上网,就可轻松地搜索到年鉴网站,轻轻一点“超链接”,即可访问年鉴网站的网页和年鉴数据库,浏览、查询年鉴内容,不再需要翻阅又厚又重的纸型版年鉴,就可更快捷地得到所需的信息,甚至可以下载、打印所需的信息资料。

  我们深信:年鉴全面信息化指日可待。高速度、高效率的电子网络系统将成为承载编辑、传递年鉴信息的主要媒体,信息技术的发展将引爆年鉴界新一轮改革与创新。那时,年鉴期刊的出版周期会更短、质量会更高、受众会更多,正因为如此,年鉴创新、年鉴信息化建设任务将更加艰巨、形势更加逼人。我们要更加坚定信心、更新观念、强化措施,把信息化建设搞得更好!(作者:王承雄,湖南省常德市澧县史志办主任)

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